Al solicitar una operación de financiación bancaria, ya sea para obtener un préstamo, una línea de crédito o cualquier otro producto financiero, la preparación de la documentación adecuada es fundamental. Este paso inicial no solo permite a las entidades financieras evaluar la viabilidad de la solicitud, sino que también les proporciona una visión detallada de la estabilidad y solvencia de la empresa. A través de la documentación, el banco analiza aspectos clave como la rentabilidad, el endeudamiento y la capacidad de pago, determinando si la empresa cumple con los requisitos de riesgo aceptables para la entidad.
La documentación necesaria puede variar en función del tipo de financiación que se solicita, pero siempre se divide en tres grandes categorías: información económico-financiera de la empresa, datos sobre las garantías aportadas si se requieren y documentación para la formalización de la operación. Cada categoría aporta un enfoque específico para cubrir todos los ángulos posibles de la situación financiera y operativa de la empresa, asegurando una evaluación integral.
Además, presentar documentos claros, actualizados y organizados de manera profesional es un factor clave que puede agilizar el proceso de análisis y dar una imagen de seriedad y transparencia por parte de la empresa. En esta guía, detallamos los documentos esenciales, sus características, y la frecuencia de actualización recomendada, para ayudarte a preparar tu solicitud de financiación con éxito.
| IMPUESTO | MODELO | DESCRIPCION | FRECUENCIA DE PRESENTACION | FECHA LIMITE | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) | 303 | Declaración mensual o trimestral del IVA | Mensual o trimestral |
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| IVA Anual | 390 | Resumen anual del IVA | Anual | 30 de enero | ||
| Impuesto sobre Sociedades | 200 | Declaración del Impuesto de Sociedades | Anual | 25 de julio | ||
| Pagos Fraccionados del Impuesto de Sociedades | 202 | Pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades | Trimestral | 20 de abril, 20 de octubre, 20 de diciembre | ||
| Retenciones e Ingresos a Cuenta (IRPF) Trabajadores y Profesionales | 111 | Declaración de retenciones del IRPF de trabajadores y profesionales | Trimestral | 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre, 20 de enero | ||
| Resumen Anual de Retenciones | 190 | Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta | Anual | 31 de enero |
1. Información Contable
Los documentos contables son fundamentales, ya que proporcionan una visión global de la salud financiera de la empresa. Los documentos que habitualmente se solicitan incluyen:
- Cuentas Anuales: Incluyen los estados financieros anuales de los últimos dos ejercicios cerrados y el ejercicio en curso.
- Balance de Situación: Permite conocer la situación patrimonial y financiera de la empresa.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Refleja los resultados operativos.
- Sumas y Saldos: Resumen de todas las cuentas contables en el periodo solicitado.
Estos cuatro documentos recomendamos que estén revisados por un profesional contable, interno de la empresa o externo, ya que permiten tener una imagen fiel de la empresa y demostrar sus virtudes para su “financiabilidad”
Libro Registro de Facturas Emitidas y Recibidas: Detalle de la actividad de ventas y compras, necesario para los dos últimos ejercicios y el ejercicio en curso.
2. Información Fiscal
La presentación de determinada documentación fiscal permite a las entidades financieras verificar el cumplimiento tributario de la empresa y evaluar su situación ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Los documentos más comúnmente requeridos por los bancos, junto con sus respectivos periodos de presentación, son los siguientes:
- Modelo 390: Declaración-resumen anual del IVA. Se solicita la correspondiente a los dos últimos ejercicios. Este modelo se actualiza cada año con fecha de presentación en el mes de febrero.
- Modelo 303: Declaraciones periódicas de IVA (mensuales o trimestrales, según el régimen aplicable). Se requieren las correspondientes a los dos ejercicios anteriores y al ejercicio en curso, especialmente las presentadas en febrero, abril, julio y octubre.
- Modelo 200: Declaración del Impuesto sobre Sociedades. Se debe aportar la correspondiente a los últimos cuatro ejercicios, con presentación habitual en el mes de julio.
- Modelo 347: Declaración anual de operaciones con terceros. Es especialmente relevante en procesos de financiación, y su presentación tiene lugar en marzo.
- Modelo 111: Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF por rendimientos del trabajo, profesionales y actividades económicas. Se solicita la información de los dos últimos ejercicios y del actual.
- Modelo 190: Resumen anual del Modelo 111, presentado normalmente en enero. Complementa la información sobre las retenciones practicadas.
- Certificado de estar al corriente con la AEAT: Acredita que la empresa no mantiene deudas tributarias. Es requisito indispensable en muchos procesos de financiación, y debe tener una fecha de expedición inferior a un mes respecto al momento de su presentación.
3. Información Laboral
La situación laboral de la empresa es un indicador clave de estabilidad y compromiso. Entre la documentación laboral se incluye:
- Costes Laborales Anuales y Mensuales: Relación de trabajadores y costes asociados, tanto en el último ejercicio cerrado como en el último mes.
- Corriente de Pago de la Seguridad Social: Documento que confirma que la empresa está al día en sus pagos de Seguridad Social, y debe tener una fecha de expedición inferior a un mes respecto al momento de su presentación.
Aunque es verdad que los costes laborales no es una documentación que se solicita siempre, es recomendable tenerla identificada y actualizada.
4. Información Bancaria
El historial bancario es esencial para que las entidades financieras evalúen la relación previa de la empresa con otros bancos y sus niveles de endeudamiento. Los documentos más comunes son:
- Pool Bancario: Lista de las entidades financieras con las que opera la empresa y los productos que tiene contratados.
- CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España): Informes de la CIRBE que incluyen el último mes del ejercicio en curso. Estos informes muestran el nivel de deuda y su estructura.
5. Información Mercantil
Los documentos mercantiles certifican la existencia legal de la empresa y la identidad de los socios y administradores. Su importancia radica en garantizar la transparencia y legalidad de la operación de financiación. Los documentos específicos son:
- Escritura de Constitución: Documento notarial que acredita la creación de la empresa, especificando el objeto social, el capital inicial y la identidad de los socios fundadores.
- Copia del NIF de la Sociedad: Identificación fiscal de la empresa, esencial para cualquier trámite administrativo o bancario.
- DNI de los Administradores: Documentos de identidad de los directivos responsables de la empresa. La entidad financiera requiere esta información para verificar la legitimidad y responsabilidad de quienes gestionan la empresa.
- Acta de Titularidad Real: Este documento identifica a los beneficiarios últimos de la empresa, es decir, aquellas personas físicas que poseen más del 25% de la participación en la sociedad. El acta debe ser firmada por un notario, quien certificará que ha cumplido la obligación de identificar al titular real de la sociedad.
- Escrituras de Modificaciones: Cualquier documento que registre cambios relevantes en la estructura, el objeto social, o cualquier modificación importante de la empresa desde su constitución, como ampliaciones de capital o modificaciones en el accionariado.
Conclusión
Preparar una solicitud de financiación empresarial es un proceso que demanda precisión, organización y un enfoque integral. La recopilación de documentos financieros, fiscales, laborales, bancarios y mercantiles no solo facilita que la entidad financiera obtenga una visión completa de la empresa, sino que también transmite seriedad y transparencia, elementos cruciales para construir confianza con los evaluadores.
Cada categoría de documentos cumple un papel estratégico: los estados financieros muestran la rentabilidad y solvencia, la información fiscal y laboral asegura el cumplimiento de obligaciones, y los datos bancarios reflejan el nivel de endeudamiento. Además, la documentación mercantil certifica la legitimidad y estructura legal de la empresa, consolidando una presentación sólida ante el banco.
Asegurarse de que toda la documentación esté actualizada y correctamente organizada no solo agiliza el proceso de aprobación, sino que demuestra una gestión profesional que puede ser decisiva para obtener una respuesta favorable. Contar con un asesoramiento especializado en consultoría financiera aporta un valor añadido, ya que ayuda a optimizar la presentación y a anticiparse a posibles requerimientos específicos de cada entidad financiera. En definitiva, una preparación meticulosa puede marcar la diferencia entre una solicitud exitosa y un proceso frustrante y demorado.